Migracja z narzędzia, z którego wyrośliście — bez utraty danych

Migracje rzadko wykładają się na etapie importu. Import jest nudny i najczęściej działa. Wykłada się to wszystko, co nigdy nie trafiło do pliku eksportu — a odkrywa się to cztery miesiące później, kiedy komuś jest potrzebna rzecz, której już nigdzie nie ma.

Lekarstwem nie jest lepsze narzędzie, tylko taka kolejność kroków, która przesuwa to odkrycie na początek — kiedy macie jeszcze aktywne konto w systemie, z którego odchodzicie.

Czego zwykle nie ma w eksporcie

• Załączników. Bardzo często zamiast pliku jest link, który przestaje działać w dniu zamknięcia konta.
• Komentarzy i ich autorów. Zwykle spłaszczone do jednego pola tekstowego albo pominięte w całości.
• Dat. Data utworzenia i modyfikacji nagminnie zamienia się w datę importu, co po cichu niszczy całą historię, z której chcieliście kiedyś zrobić raport.
• Pól własnych. Wartości się wyeksportują; definicje, listy wyboru i walidacje — nie.
• Powiązań. Zadania nadrzędne, powiązane szanse, scalone kontakty, zależności. Graf odpada zwykle jako pierwszy.
• Elementów zarchiwizowanych i usuniętych. Domyślnie często poza eksportem, a bywa, że to jedyny ślad po jakiejś decyzji.
• Automatyzacji. Nigdy nie da się ich wyeksportować. Zróbcie zrzuty ekranu, zanim zrezygnujecie z konta.
• Uprawnień i grup, a także rejestru zdarzeń.

Eksport zróbcie przed decyzją, nie po

Pełny eksport z obecnego narzędzia wykonajcie jeszcze na etapie wybierania następnego. Zajmuje godzinę, pokazuje, co realnie da się zabrać, i czasem zmienia decyzję — narzędzie, z którego da się czysto wyjść, jest warte więcej niż narzędzie z jedną funkcją więcej.

Kolejność działań

1. Spis tego, co tam żyje. Nie tylko rekordy: raporty, na których ktoś polega, linki wklejone do innych systemów, adresy e-mail wpadające do narzędzia, pulpit na ekranie w korytarzu.
2. Eksport wszystkiego i otwarcie plików. Wszystkich. Archiwum, którego nie rozpakowaliście, nie jest kopią zapasową.
3. Rozdzielenie danych żywych od historii. Dane żywe muszą przejść bezbłędnie. Historia zwykle musi tylko być do znalezienia, a archiwum tylko do odczytu bywa tańsze i bezpieczniejsze niż wciąganie pięciu lat zamkniętych spraw.
4. Ustalenie okna zamrożenia i podanie daty wszystkim, na piśmie, dwa razy.
5. Próba na koncie testowym w nowym narzędziu. Import, obejrzenie dziesięciu rekordów, skasowanie wszystkiego, poprawka mapowania, jeszcze raz.
6. Uzgodnienie liczbami, zanim ogłosicie sukces. O tym niżej.
7. Przejście na spokojnej granicy — początek miesiąca, nigdy ostatni tydzień kwartału.
8. Stare konto w trybie do odczytu przez co najmniej jeden pełny cykl rozliczeniowy. To najtańsze ubezpieczenie w całym projekcie.

Uzgadniajcie liczbami, a nie wrażeniem

Przed i po policzcie to samo: rekordy według typu, właściciela i statusu. Sprawdźcie, czy najstarszy i najnowszy rekord w każdym zbiorze się zgadzają. Potem otwórzcie pięć losowych rekordów i porównajcie je pole po polu ze źródłem. To pół godziny pracy, które wyłapuje najgorszą klasę awarii: import „się udał”, po cichu pomijając każdy rekord z pustym polem wymaganym.

Integracje to ukryta część roboty

• Webhooki i klucze API wskazujące na stary system, w tym te napisane przez kogoś, kogo już nie ma w firmie.
• Linki do starych rekordów wklejone w innych narzędziach, na wiki i w stopkach maili.
• Zapisane raporty i pulpity, na których ktoś polega, ale nigdy o tym nie powiedział.
• Formularze na stronie, które wysyłają dane do starego narzędzia.
• Przypisania aplikacji w SSO i reguły nadawania kont.
• Synchronizacja poczty i kalendarza, którą zwykle trzeba najpierw rozłączyć, żeby dała się podpiąć gdzie indziej.

Co trzeba zachować, a czego nie wolno trzymać

Dwa obowiązki ciągną w przeciwne strony. Dokumenty księgowe, umowy i dokumentacja pracownicza mają ustawowe okresy przechowywania, a „zmienialiśmy system” nie jest tłumaczeniem dla ich braku. Jednocześnie RODO nie pozwala trzymać danych osobowych w nieskończoność dlatego, że łatwiej było nie decydować. Załatwcie oba naraz: ustalcie okres przechowywania osobno dla każdego rodzaju danych w trakcie migracji — to i tak jedyny moment, w którym ktoś patrzy na całość.

Jeśli odchodzicie z programu do faktur, pamiętajcie osobno o numerach KSeF i o tym, że dokument ustrukturyzowany jest czymś innym niż jego wizualizacja w PDF. Zebraliśmy to w pięciu rzeczach do sprawdzenia przed zmianą programu do faktur.

Migracja to jedyny moment, kiedy ktokolwiek czyta cały zbiór danych. Wykorzystajcie go, żeby świadomie coś wyrzucić, bo następna taka okazja będzie za kilka lat.

Jak poprawnie zamknąć stare konto

1. Sprawdźcie okres wypowiedzenia i datę automatycznego przedłużenia, zanim cokolwiek anulujecie. Wiele umów rocznych odnawia się po cichu, z oknem wypowiedzenia liczonym w tygodniach.
2. Pobierzcie ostatnie faktury i samą umowę.
3. Unieważnijcie klucze API i tokeny oraz usuńcie aplikację z SSO.
4. Poproście o pisemne potwierdzenie usunięcia danych, łącznie z kopiami zapasowymi, i sprawdźcie, jaki termin przewiduje umowa powierzenia.
5. Dopiero potem zamknijcie konto.

Kiedy nie migrować

Jeśli zarzut brzmi „nikt tego nie uzupełnia”, „niczego nie można znaleźć” albo „raporty są nieprawdziwe”, problemem jest raczej proces niż oprogramowanie, a migracja tylko go przeniesie i coś przy tym będzie kosztować. Narzędzia do pracy zespołowej szczególnie chętnie biorą na siebie winę za brak ustaleń, jak zespół pracuje. Asana, monday.com i ClickUp potrafią prowadzić ten sam zespół dobrze albo źle, a przeprowadzka między nimi nie zmienia nic, jeśli nie zmienią się też konwencje.

Jeśli zarzut dotyczy limitów, progów cenowych, uprawnień albo brakującej integracji — to jest realny powód do zmiany. A odchodząc z CRM-u, eksportujcie osobno kontakty, notatki, pliki i historię szans i sprawdźcie każdy z tych plików: eksport kontaktów z HubSpota czy z dowolnego innego systemu, w którym zabrakło notatek, to bardzo częsta niespodzianka.