Pięć rzeczy do sprawdzenia przed zmianą programu do faktur

Zmiana programu do faktur to jedna z niewielu migracji, którą mała firma naprawdę potrafi zrobić w jedno popołudnie. To także taka, w której błędy wychodzą kilka miesięcy później — przy kontroli albo windykacji — a nie tego samego dnia. Te pięć punktów robi różnicę.

1. Najpierw wyciągnijcie eksport ze starego systemu i go otwórzcie

Zanim cokolwiek podpiszecie u nowego dostawcy, wyeksportujcie z obecnego wszystko: faktury wystawione, korekty, bazę kontrahentów i historię numeracji. Otwórzcie pliki. Eksport, który okazuje się zestawem PDF-ów bez danych ustrukturyzowanych, lepiej odkryć, mając jeszcze aktywne konto, niż po jego wygaśnięciu.

2. Numeracja musi przetrwać przeprowadzkę

Numeracja ma pozostać ciągła i niepowtarzalna mimo zmiany systemu. Jeszcze przed pierwszą fakturą zdecydujcie, czy kontynuujecie dotychczasową serię, czy zaczynacie nową na granicy okresu — i ustawcie nowy program tak samo: format, licznik i zasadę zerowania. Dwie faktury o tym samym numerze w jednym roku to ćwiczenie z korekt, którego nikt nie lubi.

3. Uprawnienia w KSeF nie przechodzą razem z wami

Uprawnienia nadane staremu programowi nie wędrują za wami. Zaplanujcie wygenerowanie tokena lub nadanie uprawnień nowemu systemowi, odebranie dostępu poprzedniemu i ponowne nadanie uprawnień biuru rachunkowemu. Zróbcie to przed datą przejścia i sprawdźcie jedną prawdziwą fakturą, zamiast zakładać, że zadziałało.

4. Księgowość musi mieć dostęp pierwszego dnia

Osoba lub biuro prowadzące księgi powinno być w nowym systemie, zanim wystawicie w nim cokolwiek — z własnym kontem, własnymi uprawnieniami i widokiem, który rozpozna. Najczęstsza przyczyna nieudanego pierwszego miesiąca to biuro rachunkowe, które w ostatnim tygodniu okresu dostaje nieznany format eksportu.

5. Wybierzcie datę, która nie jest końcem okresu

Przechodźcie na początku miesiąca albo kwartału, nigdy w tygodniu zamknięcia. Pierwsze dni na nowym systemie mają być spokojne, a poprzedni okres ma być domknięty w starym programie, żeby niczego nie trzeba było odtwarzać w dwóch narzędziach naraz.

I zostawcie stare konto na jakiś czas

Utrzymajcie dostęp do odczytu w poprzednim systemie przez co najmniej jeden pełny cykl zamknięcia. Kosztuje to niewielki abonament i jest najtańszym ubezpieczeniem, jakie można kupić: wszystko, o czym zapomnieliście przy eksporcie, wciąż tam jest.

Ten materiał powstał we współpracy ze sponsorem, którego strony produktowe znajdziecie na jego witrynie. Nasze własne wizytówki Fakturownia i ifirma pozostają bez zmian, a ani pozycji, ani ocen na tych stronach nie da się kupić.