Studium przypadku: budżet na oprogramowanie w firmie na 15 osób

To jest ćwiczenie, a nie historia klienta. Opisana niżej firma jest wymyślona. Każda pozycja w jej budżecie jest natomiast taka, jaką realnie musi zaplanować firma tej wielkości — a sensem tego wyliczenia jest kształt rachunku, a nie jego suma, bo to na kształt da się wpłynąć.

Firma

• Piętnaście osób: cztery w sprzedaży, sześć przy realizacji projektów, dwie w administracji i finansach, trzy w zarządzie.
• Usługi B2B sprzedawane na umowy, fakturowane co miesiąc.
• Praca po polsku i po angielsku, klienci w obu językach.
• Jedna osoba „ogarniająca komputery”, która nie jest administratorem IT.

Pozycje, o których wszyscy pamiętają

1. Poczta, kalendarz i pliki. Pakiet biurowy. Zwykle największa pojedyncza pozycja, bo to jedyna, w której stanowisko potrzebuje każdy.
2. Komunikator. Albo w pakiecie, albo kupowany osobno.
3. CRM. Stanowiska dla sprzedaży i tylko dla sprzedaży — o tym niżej.
4. Narzędzie do projektów. Zespół realizacji plus wgląd dla zarządu.
5. Księgowość i fakturowanie. Jedno albo dwa stanowiska plus dostęp dla biura rachunkowego.
6. Podpis elektroniczny. Umowy z klientami. Rozliczany za użytkownika albo za dokument, zależnie od dostawcy — i ten wybór waży więcej niż stawka z nagłówka.

Pozycje, o których wszyscy zapominają

• Menedżer haseł. Tani i jedyna rzecz stojąca między wami a wspólnym arkuszem z loginami.
• Kopia zapasowa samego SaaS-u. Dostawca zabezpiecza przed swoją awarią, a nie przed waszym skasowaniem.
• Stanowisko dla księgowej. Często płatne i często pomijane aż do pierwszej faktury.
• Przekroczenia limitów. Dokumenty do podpisu, wysyłki mailowe, przestrzeń dyskowa, uruchomienia automatyzacji.
• Stanowiska po osobach, które odeszły. Umowy roczne często nie pozwalają zmniejszyć liczby licencji w trakcie okresu. Przejrzyjcie to przed każdym przedłużeniem.
• Minimalna liczba stanowisk, która potrafi podwoić cenę wejścia dla małego działu.
• Plan, na którym naprawdę będziecie. Prawie nikt nie zostaje na pakiecie wejściowym przez cały rok.

VAT przy zakupie oprogramowania z zagranicy

Pozycja czysto polska i regularnie pomijana w budżetach. Kupując usługę od dostawcy z innego kraju Unii, polska firma rozlicza VAT w ramach importu usług — co wymaga rejestracji do VAT-UE, także wtedy, gdy firma korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Do tego dochodzi przeliczanie faktur w walucie obcej po właściwym kursie. To nie zmienia ceny netto oprogramowania, ale zmienia to, ile pracy generuje każda taka subskrypcja w księgowości — a przy piętnastu narzędziach robi się z tego zauważalna pozycja. Ustalcie to z biurem rachunkowym, zanim podpiszecie pierwszą roczną umowę.

Jak policzyć tę liczbę

1. Liczcie stanowiska według ról, a nie według liczby pracowników. Sześć osób od realizacji nie potrzebuje CRM-u. Czterech handlowców nie potrzebuje systemu księgowego. Ta jedna dyscyplina daje zwykle największą dostępną oszczędność i nic nie kosztuje.
2. Wybierzcie plan, na którym faktycznie będziecie, a nie ten z nagłówka. Jeśli wiecie, że potrzebujecie logowania jednokrotnego albo porządnych uprawnień, wyceńcie ten plan od razu.
3. Doliczcie liczniki. Oszacujcie liczbę podpisywanych dokumentów w miesiącu, wysyłek, zajętej przestrzeni. Potem znajdźcie cenę przekroczenia.
4. Pomnóżcie przez dwanaście i porównajcie rozliczenie roczne z miesięcznym. Rabat za rok jest prawdziwy, ale zobowiązanie też.
5. Dodajcie jednorazową pozycję na wdrożenie — migrację danych i konfigurację — nawet jeśli robicie to sami. Godziny własnego zespołu to największy ukryty koszt w małej firmie.
6. Dodajcie nazwaną rezerwę. Liczba stanowisk rośnie, a plany podnosi się w połowie roku. Nazwanie tej pozycji sprawia, że przestaje być niespodzianką.

Gdzie naprawdę idą pieniądze

W przykładzie takim jak ten proporcje są stabilniejsze niż sumy. Pakiet biurowy niosący pocztę, kalendarz i pliki jest zwykle największą pojedynczą pozycją, bo jako jedyny obejmuje wszystkich. Komunikator albo jest w nim za darmo, albo dokłada niewiele. CRM wychodzi mniejszy, niż ludzie zakładają, bo potrzebują go cztery osoby. Podobnie narzędzie do projektów. Księgowość i podpis elektroniczny to małe pozycje z najostrzejszym ryzykiem przekroczenia limitu — plan podpisu rozliczany za dokument potrafi w jednym pracowitym miesiącu urosnąć z groszy do kwoty, którą widać.

To liczba stanowisk, a nie cena stanowiska, jest tym, co naprawdę kontrolujecie. Dostawcy negocjują to drugie i nigdy to pierwsze.

Trzy decyzje, które najbardziej ruszyły rachunek

1. Niekupowanie stanowisk CRM dla zespołu realizacji. Potrzebowali widzieć dwa pola przy kliencie, co załatwił widok tylko do odczytu i cotygodniowy eksport. Odruch dawania wszystkim wszystkiego zamienia zakup czterech stanowisk w zakup piętnastu.
2. Dobranie modelu rozliczeń podpisu elektronicznego do realnego wolumenu. Rozliczenie za użytkownika pasuje firmie, w której dwie osoby wysyłają dużo dokumentów. Rozliczenie za dokument pasuje takiej, w której wiele osób wysyła po kilka. Policzcie zeszły rok przed wyborem. Autenti i Docusign są w naszej kategorii podpis elektroniczny i oba warto przeliczyć na własnej liczbie umów.
3. Świadoma decyzja o logowaniu jednokrotnym. Bywa dostępne dopiero plan wyżej, a jest mechanizmem bezpieczeństwa, nie luksusem. Dobra odpowiedź to albo za nie zapłacić, albo zapisać, dlaczego nie — zła to poznać cenę przy przedłużeniu umowy, kiedy koszt migracji jest już poniesiony. Ten wzorzec opisaliśmy w tekście darmowy plan czy okres próbny.

Czego w tym przykładzie nie warto ciąć

• Programu księgowego dopasowanego do formy opodatkowania firmy. ifirma i reszta kategorii księgowość i faktury są tanie w porównaniu z kosztem jednego błędnego rozliczenia.
• Wszystkiego, co utrzymuje higienę dostępów: menedżera haseł i sposobu na odebranie uprawnień w ostatnim dniu pracy.
• Eksportu i kopii zapasowych. Najtańsza pozycja na liście i jedyna, która chroni wszystkie pozostałe.

Przegląd raz w roku, zawsze w tym samym miesiącu

Wstawcie cykliczne przypomnienie w spokojnym miesiącu. Wyciągnijcie faktury za wszystkie subskrypcje, wypiszcie stanowiska i zadajcie trzy pytania do każdego narzędzia: kto z niego korzysta, co przestanie działać bez niego i kiedy się odnawia. Większość firm tej wielkości znajduje przy tym co najmniej jedno narzędzie, którego nikt nie otworzył od pół roku, i co najmniej jedno stanowisko opłacane za osobę, której już nie ma.

Wymienione wyżej produkty są przykładami z naszego katalogu, a nie rekomendowanym zestawem — Pipedrive, Asana, Microsoft Teams i Slack pasują do różnych firm. Zbudujcie własną listę z kategorii CRM, zarządzanie projektami i komunikacja zespołowa i wyceńcie ją na własnej liczbie stanowisk.