Darmowy plan czy okres próbny? Jak czytać cennik SaaS

Darmowy plan i darmowy okres próbny wyglądają na ten sam gest hojności. To dwie przeciwne strategie, a wiedza o tym, którą wam zaproponowano, mówi, czego dostawca się spodziewa dalej.

Darmowy plan to strategia dystrybucji. Dostawca zakłada, że większość użytkowników nigdy nie zapłaci, i projektuje limit tak, żeby zaczął uwierać dopiero przy realnym użyciu — liczba kontaktów, liczba projektów, okno historii. Pytanie nie brzmi „czy to wystarczy dziś”, tylko „na który limit trafię pierwszy i ile kosztuje wtedy następny plan”.

Okres próbny to strategia sprzedażowa. Dostawca zakłada, że zapłacicie, i wyznaczył sobie termin, w którym musi was przekonać. To nie jest zarzut, tylko informacja użyteczna: okres próbny to jedyny moment, w którym macie i przewagę negocjacyjną, i pełną uwagę dostawcy. Jeśli zmarnujecie go na dane demonstracyjne, oddaliście jedyne, co mieliście.

Sześć wierszy, które decydują o rachunku

1. Minimalna liczba stanowisk. „Od 9 € za użytkownika” często idzie w parze z progiem trzech albo pięciu stanowisk. Dla dwuosobowego zespołu realna cena wejścia bywa dwa razy wyższa niż ta z nagłówka.
2. „Za użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu rocznym”. Cena przy płatności miesięcznej jest zwykle o 20–25% wyższa, a to, co wam podano, jest zobowiązaniem na rok. Porównujcie to samo z tym samym i sprawdźcie, czy w trakcie umowy da się liczbę stanowisk zmniejszyć — w wielu umowach może tylko rosnąć.
3. Funkcja z planu wyżej. Zobaczcie, czego brakuje w pakiecie, który byście wybrali, i zapytajcie siebie, czego z tego zechcecie w szóstym miesiącu. Dostawcy są dobrzy w umieszczaniu dokładnie jednej potrzebnej rzeczy o poziom wyżej.
4. Limity zużycia. Kontakty, wysyłki, uruchomienia automatyzacji, przestrzeń, wywołania API. Znajdźcie licznik, znajdźcie cenę przekroczenia i policzcie własną liczbę, zamiast przyjmować „większość klientów tego nie dobija”.
5. Goście i współpracownicy z zewnątrz. Jeśli pracujecie z klientami albo freelancerami, to, czy potrzebują płatnego stanowiska, potrafi ważyć więcej niż sama cena stanowiska.
6. Wsparcie. Zadeklarowany czas odpowiedzi to funkcja, która ma cenę. Sprawdźcie, czy wsparcie pokazane w procesie sprzedaży to wsparcie zawarte w waszym planie.

Podatek od SSO

Logowanie jednokrotne bywa standardowo zarezerwowane dla najwyższego planu, przy skoku ceny o kilkaset procent. Warto to nazwać, bo SSO jest mechanizmem bezpieczeństwa, a nie luksusem: alternatywą są współdzielone hasła i brak sposobu na odebranie dostępu osobie, która odchodzi. Jeśli narzędzie ma trzymać cokolwiek wrażliwego, wyceńcie plan z SSO od razu, a nie przy przedłużeniu umowy, kiedy koszt migracji jest już poniesiony.

Jak dobrze wykorzystać okres próbny

1. Zaimportujcie pierwszego dnia prawdziwe dane, razem z bałaganem. Zestaw demonstracyjny jest tak dobrany, żeby produkt wyglądał spójnie.
2. Przejdźcie jeden pełny, realny proces od początku do końca — z osobą, która będzie to robić codziennie.
3. Celowo coś zepsujcie: zły import, usunięty rekord, pomyłka w uprawnieniach. To, jak łatwo się z tego wyjść, mówi więcej niż lista funkcji.
4. Wyeksportujcie dane przed końcem testów i otwórzcie plik. Jeśli eksport rozczarowuje, dowiadujecie się o tym, zanim cokolwiek zainwestowaliście.
5. Zapisujcie każde „to trzeba by zgłosić do wsparcia”. A potem przetestujcie wsparcie w trakcie testów, kiedy jesteście jeszcze szansą sprzedażową i odpowiedzi przychodzą szybko.

Liczcie na trzy lata, nie na miesiąc

Porównujcie dostawców po koszcie trzyletnim: licencje w planie, na którym naprawdę będziecie, plus migracja, plus czas własnego zespołu na konfigurację i szkolenie, plus policzone przekroczenia limitów. Większość narzędzi, które w cenniku wyglądają na odległe o kilometr, ląduje w granicach kilku procent od siebie — i to jest wynik użyteczny, bo oznacza, że decyzja dotyczy dopasowania i wsparcia, a nie wiersza z licencją.

Najlepiej widać to na narzędziach do projektów: Asana, monday.com i ClickUp mają hojne darmowe plany o zupełnie różnych limitach pod spodem, a porównanie warto zrobić na własnych liczbach.