Kadry i płace: co sprawdzić w programie dla polskiej firmy

Kadry i płace sprzedaje się razem, a to nie jest to samo. Na większości rynków ten podział jest akademicki. W Polsce jest całą decyzją, bo połowa płacowa musi być napisana pod Kodeks pracy i przepisy ubezpieczeniowe, a zagraniczne systemy HR — całkiem rozsądnie — tak napisane nie są.

Rozdzielcie wymagania na dwie listy

Zanim spojrzycie na jakikolwiek produkt, spiszcie dwie listy.

• Kadry. Dane pracowników, nieobecności i urlopy, rekrutacja i wdrożenie nowej osoby, dokumenty, struktura organizacyjna, oceny i cele, samoobsługa pracownicza. Zagraniczne systemy robią to dobrze, a lokalna specyfika jest tu łagodna.
• Płace i sprawozdawczość. Naliczanie od brutto do netto, podstawy składek, deklaracje ZUS i korekty, zaliczki na podatek i roczne obowiązki płatnika, zasiłki, potrącenia. Ta połowa to polskie prawo zapisane w oprogramowaniu i ogólny silnik płacowy tego nie zrobi.

Firmy poniżej mniej więcej stu osób kończą zwykle w jednym z dwóch układów: polski system obsługujący jedno i drugie, albo zagraniczny system HR podpięty do polskiego silnika płacowego lub do biura rachunkowego prowadzącego płace.

Co musi obejmować „polskie płace”

1. Wszystkie rodzaje umów, których faktycznie używacie. Umowa o pracę, zlecenie i dzieło są inaczej oskładkowane i opodatkowane. System obsługujący tylko umowy o pracę to system, który księgowa będzie co miesiąc obchodzić bokiem.
2. Deklaracje ZUS i korekty. Wygenerowanie deklaracji to standard; różnica między systemami zaczyna się przy czystej korekcie za miesiąc, który już zamknęliście.
3. PPK. Zapisy, rezygnacje, cykliczne ponowne zapisy i same przelewy. Tutaj nieaktualizowany moduł po cichu tworzy obowiązek, którego nie wykonujecie.
4. Zwolnienia lekarskie i e-ZLA, razem z tym, jak nieobecność przechodzi ze zwolnienia na listę płac bez przepisywania dat.
5. Podatek dochodowy. Zaliczki w ciągu roku, oświadczenia pracowników i roczne obowiązki płatnika, z arytmetyką utrzymywaną przez kogoś innego niż wy.
6. Wymiar urlopu, łącznie z zaległym i różnymi wymiarami.
7. Czas pracy, jeśli macie zmiany, nadgodziny albo nietypowe rozkłady. Tu zwykle kończą się tanie systemy.
8. Potrącenia z wynagrodzenia, w tym zajęcia komornicze i kwoty wolne od potrąceń.

Zapytajcie, które z tych obszarów dostawca aktualizuje przy zmianach przepisów, jak szybko wychodzą aktualizacje i czy są w abonamencie, czy płatne osobno. Polskie przepisy płacowe ruszają się prawie co roku, a nieaktualizowany system płacowy nie jest systemem płacowym.

Sprawa dokumentacji

Polskie przepisy dopuszczają prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, ale pod warunkami — co do postaci, integralności, poinformowania pracowników i okresu przechowywania, który zależy od tego, kiedy dana osoba została zatrudniona. Moduł, który trzyma PDF-y w folderach, to nie to samo co zgodna z przepisami e-teczka. Zapytajcie dostawcę wprost, którą z tych dwóch rzeczy wam sprzedaje, i poproście o odpowiedź na piśmie.

RODO nie jest tu dodatkiem

• Dane płacowe i o nieobecnościach zawierają informacje o zdrowiu, czyli szczególną kategorię danych z ostrzejszym reżimem.
• Przełożony nie powinien widzieć tego, co widzą kadry. Sprawdźcie model uprawnień na swojej prawdziwej strukturze, a nie na demonstracyjnej.
• Okresy przechowywania trzeba ustawić osobno dla rodzajów dokumentów i muszą być egzekwowalne, a nie deklaratywne.
• Jeśli płace prowadzi biuro rachunkowe, ta relacja wymaga porządnej umowy powierzenia — siedem pytań z naszego poradnika RODO dla kupujących SaaS stosuje się do biura dokładnie tak samo jak do dostawcy oprogramowania.

Dwa układy, które działają

enova365 to polski system dla firm, którego moduły kadrowo-płacowe są zbudowane zgodnie z polskim prawem pracy, a w naszym katalogu figuruje z wdrożeniem hybrydowym i wsparciem po polsku. To odpowiedź jednosystemowa: jedno miejsce na dane kadrowe i na naliczenie listy płac.

Personio to europejski system HR obejmujący rekrutację, dane pracowników, nieobecności i przygotowanie płac. To ostatnie sformułowanie warto czytać dosłownie — przygotowanie, a nie naliczenie. W polskich warunkach jest to mocny system kadrowy, który przekazuje przygotowany zestaw danych do silnika płacowego albo do biura. To całkiem dobra architektura, pod warunkiem że styk jest zaplanowany, a nie odkryty.

Styk między systemami jest właściwym projektem

Przy dwóch systemach integracja nie jest miłym dodatkiem — to jest ta rzecz, która zadziała albo nie. Ustalcie z góry:

1. Który system jest właścicielem kartoteki pracownika, pole po polu. Dwóch właścicieli to gotowa awaria.
2. W którą stronę płynie każde pole i co się dzieje ze zmianą wprowadzoną w złym miejscu.
3. Jak wygląda zmiana w połowie miesiąca — zatrudnienie od 18., aneks do umowy, rozwiązanie umowy z niewykorzystanym urlopem.
4. Czy i jak wynik naliczenia wraca do systemu kadrowego oraz kto może go zobaczyć.

Kiedy wdrażać

1. Startujcie między okresami płacowymi, nigdy w połowie cyklu.
2. Prowadźcie równolegle co najmniej jeden pełny miesiąc i uzgodnijcie wynik z ostatnimi poprawnymi paskami, osoba po osobie.
3. Najpierw przenieście bieżący rok; lata wcześniejsze mogą pójść później albo zostać w archiwum.
4. Nie uruchamiajcie systemu w grudniu ani w miesiącu, w którym wypadają roczne obowiązki płatnika.

Nikt nie zauważa systemu płacowego, który działa. Miesiąc, w którym nie zadziała, zauważają wszyscy — łącznie z każdym pracownikiem.

Całą stawkę porównacie w kategorii kadry i płace, a rzeczy wynikające z przepisów sprawdzajcie w ZUS i na biznes.gov.pl, a nie na stronie dostawcy.