KSeF: co musi obsługiwać twój program do faktur

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, bywa opisywany jako nowy sposób wysyłania faktur. To zaniża skalę zmiany. W KSeF fakturę uznaje się za wystawioną w momencie, w którym system Ministerstwa Finansów ją przyjmie i nada jej numer. PDF, który dostaje klient, przestaje być fakturą, a staje się jej wizualizacją. Program, który traktuje KSeF jak przycisk „eksportuj”, zawiedzie was dokładnie w najgorszym momencie.

Poniższa lista przyda się i przy wyborze nowego programu, i przy ocenie, czy obecny przetrwa tę zmianę.

Lista wymagań

1. Faktury ustrukturyzowane w aktualnym schemacie FA, walidowane przed wysyłką. Nie „umiemy generować XML”, tylko konkretny, aktualny schemat i walidacja po stronie programu, która wskazuje błędne pole, zamiast zwracać kod odrzucenia z bramki.
2. Wszystkie ścieżki uwierzytelnienia, z których faktycznie korzystacie. Token KSeF do połączenia system–system, kwalifikowana pieczęć lub podpis dla firmy oraz droga papierowa tam, gdzie elektronicznej nie ma. Biuro rachunkowe potrzebuje własnych uprawnień, a nie waszego loginu.
3. Zapisywanie numeru KSeF i UPO. Numer referencyjny to dowód, że faktura istnieje. Musi wracać na dokument, być wyszukiwalny i pojawiać się na wizualizacji wysyłanej klientowi.
4. Odbiór faktur zakupowych, a nie tylko wysyłka. Faktury od dostawców trafiają do systemu niezależnie od tego, czy je stamtąd pobieracie. Program, który tylko wysyła, zostawia wam ręczne uzgadnianie.
5. Obsługa trybu offline. Są przewidziane tryby wystawiania, gdy system jest niedostępny, z kolejkowaniem i wysyłką po powrocie łączności. Zapytajcie konkretnie, co dzieje się wtedy z numeracją i egzemplarzem dla klienta oraz czy wizualizacja niesie wymagany kod QR.
6. Załączniki i treści nietypowe. Format ustrukturyzowany nie przenosi dowolnych PDF-ów. Zapytajcie, jak dostawca obsługuje załączniki i co dzieje się z tym, co nie mieści się w polach schematu — długimi opisami, dokumentami WZ.
7. Korekty tą samą drogą. Faktura korygująca też jest dokumentem w KSeF i musi wskazywać numer faktury pierwotnej.
8. Eksport i archiwum na wyjściu. Potrzebujecie plików ustrukturyzowanych i numerów, a nie raportu. O format zapytajcie, zanim będzie potrzebny.

Uprawnienia to element, który firmy lekceważą

Integracja techniczna jest zwykle problemem dostawcy. Zarządzanie uprawnieniami jest wasze. Ustalcie wcześnie, kto w firmie może wystawiać w jej imieniu, czy biuro rachunkowe dostaje własny dostęp i co dzieje się, gdy osoba z podpisem kwalifikowanym jest na urlopie. Token wklejony do wspólnego dokumentu to scenariusz, którego trzeba uniknąć — zapytajcie, czy program przechowuje tokeny per użytkownik i czy zostawia ślad, kto co wystawił.

Pytania, które obnażają płytką integrację

• „Proszę pokazać odrzuconą fakturę.” Dobry program tłumaczy błąd po polsku, w formularzu, przy właściwym polu.
• „Co się stanie, jeśli system będzie niedostępny przez cztery godziny w trakcie naszego fakturowania?”
• „Gdzie zobaczę faktury od dostawców, które przyszły przez KSeF, a nie mailem?”
• „Czy biuro rachunkowe może tu pracować bez logowania się na moje konto?”
• „Jak za pół roku znajdę fakturę po numerze KSeF?”

O terminach

Obowiązek wchodzi etapami, zależnie od wielkości podatnika, z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych wystawców, a harmonogram był już zmieniany. Nie planujcie na podstawie daty z artykułu — również z tego. Aktualny stan jest na stronach KSeF Ministerstwa Finansów, a dostawcy warto zadać pisemne pytanie, w którym etapie was widzi i kiedy uruchamia obsługę.

Co się nie przesuwa, to przygotowanie: uporządkowanie danych, decyzje o uprawnieniach i faktury testowe to ta sama praca niezależnie od tego, w którym miesiącu obowiązek obejmie waszą firmę.

Co się nie zmienia

KSeF zmienia formę i drogę faktury, a nie istotę VAT-u. Stawki, moment powstania obowiązku podatkowego i to, co ma się na fakturze znaleźć, zostają na swoim miejscu. Jeśli dostawca sprzedaje obsługę KSeF jako przebudowę całej księgowości, warto być ostrożnym. Jeśli sprzedaje ją jako jeden haczyk w cenniku — jeszcze ostrożniejszym.

Polskie programy do fakturowania miały na to najwięcej czasu: porównajcie ifirma, Fakturownia i enova365 po powyższej liście, a nie po samej cenie.