Jak wybrać księgowość dla jednoosobowej działalności

Osoby zakładające jednoosobową działalność pytają zwykle, jaki program do księgowości wybrać. Pytanie, które naprawdę przesądza o odpowiedzi, jest inne: kto będzie prowadził księgi? Rozstrzygnij to najpierw, a wybór programu w dużej części zrobi się sam.

Modele są trzy i wymagają różnych narzędzi. Możesz prowadzić księgowość samodzielnie w programie napisanym pod polskie przepisy. Możesz oddać wszystko do biura rachunkowego i korzystać z tego, w czym pracuje biuro. Albo podzielić się pracą: ty wystawiasz faktury i zbierasz dokumenty, biuro księguje, rozlicza i odpowiada na trudne pytania. Trzeci wariant jest najczęstszy i najgorzej skonfigurowany, bo ludzie kupują pełny program księgowy, a potem używają dziesięciu procent jego możliwości.

Forma opodatkowania waży więcej niż lista funkcji

Działalność można rozliczać na skali, liniowo albo ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. To nie są trzy przełączniki w tym samym oknie. Każda z tych form daje inną ewidencję, inną arytmetykę miesięczną i inaczej liczoną składkę zdrowotną.

• Na skali i na liniowym prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów — liczą się koszty, więc program musi sensownie obsłużyć dokumenty kosztowe, środki trwałe i amortyzację.
• Na ryczałcie koszty w podatku praktycznie nie grają roli, za to stawka zależy od tego, co faktycznie sprzedajesz. Program musi pozwalać przypisać stawkę do pozycji i prowadzić ewidencję przychodów. Narzędzie, które zakłada jedną stawkę na całą firmę, będziesz zwalczać co miesiąc.
• Składka zdrowotna liczy się inaczej w każdej z tych form i to ona najbardziej zmienia obraz miesiąca. Zapytaj, czy program ją wylicza, czy tylko zostawia puste pole do wpisania.

Jeśli formy jeszcze nie wybrałeś, ustal ją z księgową, zanim cokolwiek kupisz. Zmiana formy w trakcie roku zwykle nie wchodzi w grę, a zmiana programu dlatego, że model podatkowy okazał się inny, to drugi projekt, którego dało się uniknąć.

Osiem rzeczy do sprawdzenia

1. Właściwa ewidencja. KPiR albo ewidencja przychodów, budowana z wprowadzanych dokumentów, a nie prowadzona osobno „obok”.
2. VAT, jeśli jesteś czynnym podatnikiem. JPK_V7 przygotowywany i wysyłany z poziomu programu, w obu wariantach — miesięcznym i kwartalnym — razem z korektami. Jeśli korzystasz jeszcze ze zwolnienia, sprawdź, czy program czysto przeprowadzi cię przez rejestrację po przekroczeniu limitu.
3. ZUS. Program powinien przynajmniej wiedzieć, z której ulgi korzystasz, i nie podpowiadać ci błędnej kwoty. Sama wysyłka może nadal iść kanałami ZUS — zapytaj wprost, co jest zautomatyzowane, a co nie.
4. Faktury w formie, której wymagają przepisy — z korektami, proformą, fakturą zaliczkową i adnotacją o zwolnieniu, jeśli wystawiasz bez VAT.
5. KSeF. Faktury ustrukturyzowane, numer KSeF zapisany przy dokumencie i odbiór faktur zakupowych — a nie przycisk „eksportuj”. Dłuższa wersja tego punktu to nasza lista wymagań KSeF.
6. Sprzedaż zagraniczna, jeśli występuje. Firmy z UE oznaczają odwrotne obciążenie i rejestrację VAT-UE, konsumenci z UE potrafią oznaczać procedurę OSS. Sprawdź to przed pierwszą fakturą zagraniczną, nie po niej.
7. Import z banku. Wczytywanie wyciągu albo połączenie z bankiem zdejmuje największe pojedyncze źródło przepisywania, a razem z nim większość literówek.
8. Dostęp dla księgowej i eksport. Biuro rachunkowe powinno logować się na własne konto, a ty powinieneś móc odejść z plikami ustrukturyzowanymi, a nie z folderem PDF-ów.

Co znaczy „program pod polskie przepisy”

Polski interfejs i ceny w złotówkach to nie to samo co polska logika podatkowa. Sprawdzian jest prosty: czy produkt wytwarza konkretne polskie artefakty — KPiR, JPK_V7, ewidencję przychodów, korektę wskazującą fakturę pierwotną — czy generuje ogólne raporty księgowe, które ktoś potem musi ręcznie przerobić.

Tu właśnie świetny produkt zagraniczny bywa złym zakupem. Xero to mocna księgowość w chmurze, ale w naszym katalogu figuruje bez polskiego interfejsu, bez wsparcia po polsku i bez gotowości na KSeF. Dla polskiej jednoosobowej działalności to nie jest drobna luka do obejścia — to jest cała robota.

Ile to kosztuje i gdzie naprawdę idą pieniądze

Ceny wejścia w polską księgowość online zaczynają się w okolicach kilkudziesięciu złotych miesięcznie, a same programy do fakturowania bywają tańsze — ceny startowe każdego produktu podajemy na jego wizytówce. Większą pozycją jest zwykle biuro rachunkowe, a sposobem na obniżenie tego rachunku nie jest tańszy program, tylko mniej pytań: dokumenty w jednym miejscu, na czas i już opisane.

Program nie sprawia, że księgowość jest tańsza. Sprawia to dyscyplina. Program jest po to, żeby dyscyplina przetrwała pracowity miesiąc.

Od czego zacząć

ifirma to księgowość internetowa i fakturowanie zbudowane wokół polskich przepisów podatkowych, ze wsparciem po polsku, adresowane wprost do jednoosobowych działalności i małych firm. Fakturownia stawia na fakturowanie i prosty magazyn, ma darmowy plan i dobrze pasuje wtedy, gdy księgi prowadzi biuro, a ty potrzebujesz tylko porządnie wystawiać dokumenty. Oba mamy w katalogu jako gotowe na KSeF.

Porównaj je z resztą kategorii księgowość i faktury, a rzeczy podatkowe sprawdzaj w biznes.gov.pl i na podatki.gov.pl, a nie na stronie dostawcy.

Zanim się zdecydujesz

1. Wystaw w okresie próbnym jedną prawdziwą fakturę i od razu korektę do niej.
2. Wprowadź prawdziwy dokument kosztowy i zobacz, gdzie ląduje w ewidencji.
3. Zapytaj biuro rachunkowe, w czym już pracuje. Program, który znają, o połowę zmniejsza tarcie, a czasem i stawkę.
4. Zrób raz pełny eksport i otwórz pliki.