Slack czy Microsoft Teams w małej firmie

Większość małych firm podejmuje tę decyzję, nie zauważając, że ją podejmuje. Najpierw jest pakiet biurowy, komunikator idzie za nim, a zanim ktokolwiek zrobi porównanie, odpowiedź została już wybrana przy migracji poczty dwa lata wcześniej. To nie jest zły sposób decydowania — warto tylko wiedzieć, co się przy okazji oddało.

Pytanie pod pytaniem

Jeśli poczta, kalendarz i dokumenty są w Microsoft 365, Teams jest drogą najmniejszego oporu: tożsamość, logowanie jednokrotne, magazyn plików i planowanie spotkań są już rozwiązane, a wszystko, co dołożycie, siedzi w tym samym centrum administracyjnym. Jeśli jesteście na Google Workspace albo na niczym konkretnym, Slack jest osobnym zakupem konkurującym z osobnym zakupem i cały argument licencyjny znika.

Jedna rzecz do sprawdzenia zamiast założenia: Microsoft rozdzielił Teams od pakietów Microsoft 365 i Office 365, więc to, czy komunikator jest w cenie, zależy od konkretnej subskrypcji. Zdanie „mamy to w licencjach” warto zweryfikować we własnym tenancie, a nie przyjmować z pamięci.

Gdzie naprawdę się różnią

• Struktura. Slack to płaskie kanały, tanie w zakładaniu. Teams zagnieżdża kanały w zespołach, a każdy zespół ciągnie za sobą grupę, skrzynkę i bibliotekę dokumentów. Slack łatwiej zacząć; Teams łatwiej utrzymać w ryzach, gdy zespołów jest trzydzieści.
• Pliki. Teams domyślnie odkłada pliki do SharePointa, z wersjonowaniem i uprawnieniami, które z tego wynikają. Slack traktuje pliki jak załączniki i zakłada, że dokumenty żyją gdzie indziej.
• Współpraca z zewnętrznymi. Robią to obie platformy. Pytanie brzmi, na której są już wasi klienci i dostawcy, bo praca z kimś na tej samej platformie jest wyraźnie gładsza niż każdy most między nimi.
• Spotkania i telefonia. Teams to pełna platforma spotkań z doklejoną historią telefoniczną. Slack obsługuje rozmowy wystarczająco dobrze dla małego zespołu, a większość firm dokłada do niego osobne narzędzie do wideokonferencji.
• Integracje. Slack ma większy i bardziej różnorodny katalog zewnętrzny. Teams jest głębszy po stronie Microsoftu, a Microsoft to spora część tego, czego mała firma i tak używa.
• Historia w darmowych planach. Oba darmowe plany ograniczają dostęp do starszych wiadomości w sposób, który ma znaczenie, jeśli w czacie zapadają decyzje. Sprawdźcie aktualne limity, zanim zaczniecie polegać na wyszukiwarce.

Pięć rzeczy, które realnie przesądzają

1. Gdzie już są wasze pliki i tożsamość. To waży więcej niż wszystkie różnice funkcjonalne razem wzięte.
2. Czy częściej spotykacie się z ludźmi z zewnątrz niż wewnętrznie.
3. Czy ktoś w firmie będzie tym administrował. Teams nagradza obecność administratora i karze jego brak.
4. Czy wasi klienci są na jednej z tych platform. Bycie osiągalnym tam, gdzie klient już jest, to realna przewaga.
5. Czy potrzebujecie numerów telefonicznych i przekierowań — wtedy droga po stronie Microsoftu jest krótsza.

Język, o którym łatwo zapomnieć

W naszym katalogu Microsoft Teams figuruje z polskim interfejsem i wsparciem po polsku ze strony dostawcy. Slack jest opisany bez polskiego interfejsu. Dla zespołu pracującego po angielsku to bez znaczenia. Dla zespołu mieszanego — albo takiego, w którym z tego samego narzędzia korzystają biuro i magazyn — to jedna z większych praktycznych różnic między nimi.

Dwa błędy do uniknięcia

Pierwszy to używanie obu naraz. Dzieje się to stopniowo: jeden dział, jeden projekt dla klienta — a kończy się dwiema wyszukiwarkami, dwoma nawykami powiadomień i stałym pytaniem, gdzie właściwie coś padło. Wybierzcie jedno, a drugie potraktujcie jak numer faksu.

Drugi to traktowanie czatu jak rejestru firmy. Decyzja podjęta na kanale jest decyzją, której nikt spoza kanału nie znajdzie. Niezależnie od wyboru ustalcie, gdzie decyzja ma zamieszkać po podjęciu — dokument, zgłoszenie, narzędzie do projektów — i tego pilnujcie.

Czat jest miejscem koordynowania pracy, a nie jej przechowywania. Każdy zespół, który o tym zapomni, przypomina to sobie przy kontroli.

Dwie rzeczy ustawcie pierwszego dnia

1. Konwencję nazw kanałów. Prefiks od celu, a nie od działu. Kosztuje dziesięć minut teraz i oszczędza listę, po której nie da się nawigować.
2. Decyzję o przechowywaniu wiadomości. Jak długo są trzymane i czy to odpowiedź zgodnościowa, czy kosztowa. Obie platformy pozwalają to ustawić; prawie nikt tego nie robi, dopóki nie musi.

Porównanie obu i reszty stawki znajdziecie w kategorii komunikacja zespołowa. Jeśli decyduje koszt, czytajcie cenniki razem z poradnikiem darmowy plan czy okres próbny — pakietowanie sprawia, że proste porównanie ceny za stanowisko myli w obie strony.